Politique de confidentialité

CHARTE RELATIVE A LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL D’ECORES (09/04/2024)

RESPONSABLE DE TRAITEMENT

ECORES est « Responsable de traitement » au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après
«le RGPD »).

CHAMP D’APPLICATION

Toute personne physique – en tant que travailleur, partenaire, client, stagiaire, volontaire,
fournisseur, employé d’une personne morale en relation avec le responsable de traitement ou en toute autre qualité – dont ECORES traite les données à caractère personnel est concernée par la présente charte.

PRINCIPES GÉNÉRAUX

ECORES garantit que tout traitement des données à caractère personnel qu’elle opère est conforme au RGPD.
En conséquence, ECORES :

• Met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer que les traitements sont effectués conformément aux principes du RGPD ;
• Veille à se conformer aux dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel.
  À ce titre, ECORES s’assure que ses outils, produits, applications ou services, intègrent de
  façon effective dès leur origine les principes relatifs à la protection des données (principe de
  protection des données dès la conception);
• Garantit de ne collecter, traiter ou utiliser que les seules données qui sont nécessaires au regard des finalités spécifiques des traitements qu’elle opère. Cela s’applique à la quantité des données à caractère personnel qui sont collectées, à l’étendue de leurs traitements, à leur durée de conservation

 

FINALITÉS DES TRAITEMENTS

Les données à caractère personnel qui sont collectées et utilisées par ECORES ont pour objectif de lui
permettre de remplir les missions qui lui sont dévolues par ses clients ou les autorités publiques et
en vertu de ses statuts à savoir “agir pour déployer une économie et des territoires au service du vivant, avec des entreprises et des organisations qui renforcent leurs impacts positifs sur la société et l’environnement” et d’améliorer les services proposés.

Les différents traitements de données à caractère personnel opérés par ECORES se fondent sur :

• des obligations légales et réglementaires (justification de subsides, obligations en matière de
  droit du travail, etc…) ;
• des obligations contractuelles, comme par exemple l’administration des inscriptions aux
  activités, la gestion des ressources humaines (personnel, stagiaires, etc.), la bonne exécution
  de partenariats, de contrats conclus avec des sous-traitants, des fournisseurs, des clients, des
  intervenants,
• l’intérêt légitime dans le but de communiquer sur ses activités ;
• le consentement dans le but de capter/diffuser l’image ou la voix des personnes concernées .

DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES

La majorité des traitements nécessitent la collecte et le traitement des données à caractère
personnel relatives à l’identité et aux coordonnées de contact des personnes concernées (nom,
prénom, mail, téléphone, adresse postale, genre ,…).

Par ailleurs, d’autres données à caractère personnel complémentaires relatives aux personnes
concernées peuvent être collectées en fonction de la nature des traitements opérés telles que :

• pour les traitements en lien avec la gestion du personnel et de sa rémunération : fonction,
  niveau d’études, salaire, primes, sanction disciplinaire, évaluation au sein de l’entreprise,
  numéro national etc..
• pour les traitements qui impliquent des flux financiers : numéro d’entreprise, numéro de
  TVA, coordonnées bancaires, kilométrage domicile-lieu de travail, kilométrage des missions
• pour les traitements en lien avec les activités opérationnelles d’ECORES  : statut
  administratif, statut social, source de revenus, numéro national, etc…
• pour les traitements en lien avec les cookies du site internet de ECORES, sur le site internet
  d’ECORES : https://www.ecores.eu/politique-de-cookies/

DUREE DE CONSERVATION

La plupart des données collectées sont conservées par Ecores pendant 3 années maximum après la
fin du traitement. Néanmoins, afin de répondre aux délais légaux de conservation, certaines données
peuvent faire l’objet d’une conservation plus longue : 5 ans pour les données liées à la gestion des
ressources humaines, 10 ans pour les données liées à des flux financiers et 15 ans pour les données
relevant de l’utilisation de subsides européens.

Par ailleurs, les données à valeurs patrimoniales et historiques sont conservées pour une durée plus
longue à des fins d’archivage dans l’intérêt du public ou de recherches scientifiques. Elles sont dans
ce cas, dans le mesure des moyens techniques disponibles, pseudonymisées ou anonymisées et leur
accès est limité aux personnes chargées spécifiquement de ces finalités.

COMMUNICATION A DES TIERS

En vertu du mandat de gestion conclu avec Groupe One, certains traitements de données opérés par
ECORES font l’objet d’une co-responsabilité à savoir : la gestion des ressources humaines, certains traitements en lien avec la gestion administrative de l’asbl ainsi que la gestion de l’infrastructure informatique.

En dehors de cette réalité, ECORES ne communique les données à des tiers – sous-traitants ou
partenaires – que pour autant que la finalité du traitement l’exige en vue de respecter des obligations
légales ou contractuelles ou de fournir un service adéquat.

Ni ECORES, ni ses sous-traitants, ni aucun de ses partenaires ne procèdent à la commercialisation de
ces données.

GESTION DES COOKIES

CFR. Politique de gestion des cookies publiée sur notre site internet : Politique des cookies

LES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES

En vertu du RGPD, les personnes concernées dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement par ECORES se voient reconnaître les droits ci-après énoncés.

1. Droit d’accès et d’information.
Vous disposez du droit d’accès à vos données, c’est-à-dire le droit d’accéder, sans devoir motiver votre demande, à vos données à caractère personnel qui sont traitées par ECORES. Vous pouvez également demander que vous soit remise une copie des données traitées.

ECORES peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs relatifs à la demande qui lui est adressée. ECORES peut également s’opposer à toute demande manifestement abusive.

2. Droit de rectification
Vous avez le droit d’obtenir d’ECORES, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.

Dans le cas où les données sont rectifiées, ECORES procède à une notification auprès de chaque sous- traitant ou partenaire auquel vos données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

3. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous êtes en droit d’exiger d’ECORES l’effacement de vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais, dans les cas suivants :

– les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
– le traitement des données reposait exclusivement sur votre consentement, que vous avez retiré ;
– vous vous opposez, pour des raisons fondées, au traitement.

Dans tous les cas, ce droit ne pourra être accordé si le traitement est nécessaire en vue de respecter une obligation légale qui requiert ledit traitement ou s’il est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. 

Dans le cas où vous données sont effacées, ECORES procède à une notification auprès de chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

4. Droit à la limitation

Vous avez le droit d’obtenir d’ECORES la limitation du traitement relatif à vos données à caractère personnel lorsque l’une des hypothèses suivantes s’applique :

– Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel. Dans ce cas, la limitation n’est d’application que pendant une durée permettant à ECORES de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
– Le traitement est illicite, et au lieu d’un effacement, vous exigez que leur utilisation soit limitée ;
– ECORES ne traite plus vos données aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
– Vous êtes en mesure de prouver que vous vous êtes opposé au traitement.

En cas de limitation du traitement de vos données à caractère personnel, ECORES a l’obligation de le notifier à chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

5. Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de demander que les données que vous avez fournies à ECORES vous soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Par ailleurs, vous avez le droit de transmettre vos données à un autre responsable de traitement sans qu’ECORES ne puisse y faire obstacle.

Vous pouvez également demander que ses données soient transmises directement par ECORES à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.

6. Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel.

Dans cette hypothèse, ECORES doit cesser immédiatement le traitement des données en question, à moins que :

• ECORES ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui
  prévalent vos intérêts, vos droits et vos libertés ;
• ECORES démontre qu’il existe des motifs servant à la constatation, l’exercice ou la défense de
  droits en justice.

LE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Si vous désirez faire valoir l’un des droits exposés ci-dessus ou obtenir toute information relative au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données désigné via DPO@ecores.eu

S’agissant de données à caractère personnel, et donc confidentielles, votre demande doit être accompagnée d’une copie de votre carte d’identité à titre de preuve de celle-ci.

ECORES s’engage à répondre à toute demande dans un délai raisonnable, et en tout état de cause, dans un délai maximum de 30 jours calendrier à compter de la réception de votre demande.

Cependant, en fonction de la complexité de la demande, et conformément au RGPD, le délai de réponse peut être porté à trois mois.

RECOURS

En cas de désaccord ou d’absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de
l’Autorité de Protection des Données (APD) dont les coordonnées complètes sont disponibles sur : www.autoriteprotectiondonnees.be/

MISE A JOUR

La présente charte politique de protection de données est susceptible de faire l’objet de modifications et d’ajouts en raison d’évolutions législatives ou d’autre nature (notamment relatives aux moyens technologiques utilisés pour les traitements de données).

Nous vous invitons à vous connecter régulièrement à la présente page qui contient toujours la version la plus à jour, applicable dès sa mise en ligne.